Trong môi trường làm việc hiện đại, việc duy trì và nâng cao năng suất làm việc không chỉ giúp bạn hoàn thành tốt nhiệm vụ mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh lớn. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn rất nhiều người vẫn gặp khó khăn trong việc cân bằng giữa khối lượng, chất lượng và thời gian. Hãy cùng Langmaster tìm hiểu những phương pháp thực tiễn cũng như chiến lược cụ thể trong bài viết dưới đây.
1. Năng suất làm việc là gì?
Năng suất làm việc là chỉ số phản ánh mức độ hoàn thành nhiệm vụ của một cá nhân trong khoảng thời gian nhất định được đánh giá qua số lượng sản phẩm, dịch vụ tạo ra hoặc khối lượng công việc hoàn tất.
Trong cùng một khoảng thời gian, có người đạt KPI đề ra nhưng cũng có người lại có năng suất thấp hơn. Do đó, sự khác biệt này cho thấy tầm quan trọng của việc tối ưu hóa phương pháp làm việc để đạt hiệu quả cao hơn.
2. Tầm quan trọng của năng suất làm việc là gì?
Việc nâng cao hiệu suất làm việc là một nhiệm vụ thiết yếu mà mọi công ty, doanh nghiệp cần chú trọng. Bởi vì, điều này tác động trực tiếp đến nhiều vấn đề quan trọng, bao gồm:
- Tăng cường hiệu quả tổng thể: Khi tất cả nhân viên và phòng ban đều nâng cao năng suất làm việc cũng là lúc công ty trở lên phát triển hơn.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động: Việc tăng cường khả năng linh hoạt sẽ giúp thương hiệu nâng cao vị thế trên thị trường.
- Cải thiện chất lượng dịch vụ và tạo lợi thế cạnh tranh: Việc nâng cao hiệu suất làm việc thường xuyên còn góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ đem lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng. Điều này giúp củng cố vị thế của doanh nghiệp trên thị trường và tạo ra những lợi thế cạnh tranh rõ rệt.
3. Hướng dẫn 8 cách tăng năng suất làm việc hiệu quả
Làm việc chăm chỉ chưa chắc đã mang lại hiệu quả như mong muốn nhưng làm việc đúng cách thì chắc chắn là có. Dưới đây là một số những phương pháp thiết thực, dễ áp dụng để bạn cải thiện hiệu suất làm việc mỗi ngày và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất.
3.1. Áp dụng phương pháp làm việc theo 90 phút
Con người khác với máy móc ở chỗ là máy móc hoạt động theo tuyến tính trong khi con người vận hành theo chu kỳ. Để có một ngày làm việc hiệu quả và phù hợp với bản chất tự nhiên, bạn cần chú ý đến các chu kỳ Ultradian.
Một nghiên cứu cho thấy bộ não con người có khả năng tập trung vào một nhiệm vụ trong khoảng 90 đến 120 phút. Sau 90 phút, năng suất làm việc sẽ bắt đầu giảm và chúng ta cần một khoảng thời gian nghỉ ngơi khoảng 20 phút để phục hồi năng lượng nhằm đảm bảo hiệu suất cao cho phiên làm việc tiếp theo. Để tối ưu hóa năng suất, hãy chia ngày làm việc của bạn thành 4 đến 5 phiên 90 phút, mỗi phiên bạn sẽ hoàn thành một số nhiệm vụ cụ thể.
3.2. Đặt mục tiêu rõ ràng
Mục tiêu chính là kim chỉ nam cho mọi hành động. Vì vậy, khi có một mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ biết mình cần làm gì, thời hạn bao lâu và kết quả mong đợi là gì. Để thiết lập mục tiêu hiệu quả bạn hãy áp dụng mô hình SMART.
Ví dụ, thay vì nói "Tôi muốn làm việc năng suất hơn” bạn có thể đặt mục tiêu cụ thể như "Hoàn thành báo cáo dự án A trước thứ sáu tuần này với ít nhất 10 đề xuất cải tiến”. Cách này không chỉ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng mà còn tạo động lực mạnh mẽ để thực hiện.
Đọc thêm: Mục tiêu SMART là gì? Nguyên tắc, cách đặt mục tiêu smart
3.3. Tuân theo quy tắc 2 phút
Nếu một công việc chỉ mất chưa đến 2 phút để làm thì bạn nên hoàn thành ngay lập tức thay vì trì hoãn. Đây là một nguyên tắc đơn giản nhưng hiệu quả được giới thiệu trong cuốn sách “Getting Things Done” của David Allen. Thực tế, những việc mà bạn hay trì hoãn thường không khó mà chỉ do bạn ngại bắt đầu bởi vài lý do nào đó. Dưới đây 2 cách giúp bạn vượt qua sự lười biếng và trì hoãn.
Đọc thêm: 9+ kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả trong cuộc sống
3.4. Tập trung vào nhiệm vụ cốt lõi
Không phải tất cả công việc đều mang lại kết quả như nhau nhưng theo nguyên tắc Petaro thì 80% kết quả mà bạn đạt được sẽ đến từ 20% công việc quan trọng mà bạn đang làm. Do đó, thay vì phân tán thời gian vào quá nhiều việc thì bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ có tác động lớn nhất đến mục tiêu của bạn.
Bên cạnh đó, bạn có thể tự đặt câu hỏi cho mình như sau: "Việc nào là quan trọng nhất và cần được hoàn thành trước?". Bởi vì khi xác định được những nhiệm vụ cần hàng đầu, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn và dễ dàng đạt được những kết quả ấn tượng với công sức mà mình bỏ ra.
3.5. Tận dụng khoảng nghỉ ngắn để tái tạo năng lượng
Làm việc liên tục trong nhiều giờ sẽ khiến bạn dễ bị kiệt sức và ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng tư duy. Do đó, bạn có thể dành ra 5–10 phút để thư giãn, tái tạo năng lượng và cải thiện sự tập trung.
Mỗi ngày làm việc sẽ mang đến cho bạn những trải nghiệm khác nhau, có những ngày tràn đầy cảm hứng nhưng cũng có ngày đầy thử thách. Thay vì ép bản thân phải luôn đạt hiệu suất cao nhất, hãy cho phép mình thư giãn khi cần. Thực hiện đều đặn các mẹo nhỏ này sẽ khiến bạn cảm thấy bất ngờ trước sự cải thiện rõ rệt trong năng suất và tinh thần làm việc.
3.6. Đặt Deadline công việc và thông báo với người khác
Để tránh trì hoãn và mất động lực khi làm việc với những nhiệm vụ hoặc dự án không có thời hạn cụ thể, bạn nên tự đặt Deadline cho bản thân. Việc thiết lập một mốc thời gian rõ ràng sẽ giúp bạn cảm nhận được sự cấp bách, từ đó thúc đẩy sự tập trung và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó, việc chia sẻ Deadline của bạn với những người liên quan cũng là một cách hữu ích để nâng cao tinh thần trách nhiệm và cam kết hoàn thành đúng hạn.
3.7. Biến thời gian chờ đợi thành cơ hội vàng
Bạn có thường lãng phí những phút giây chờ đợi khi di chuyển hay lúc rảnh rỗi trong ngày? Đừng để những khoảng thời gian “chết” này trôi qua vô ích mà hãy tận dụng để làm những việc hữu ích như xem lại danh sách công việc, nghĩ ra ý tưởng mới hay tối ưu lại những công việc cũ. Thời gian, dù ngắn hay dài đều có những giá trị riêng. Vì vậy, hãy biến từng khoảnh khắc nhỏ bé ấy thành bước đệm ý nghĩa cho hành trình của bạn!
3.7. Trang trí khu vực làm việc một cách sáng tạo
Phương pháp này sẽ mang đến cho bạn một nguồn cảm hứng mới mẻ mỗi khi bắt đầu ngày mới. Bạn có thể lựa chọn những món đồ yêu thích như ảnh gia đình, chậu cây nhỏ, câu châm ngôn ý nghĩa hoặc một bức tranh truyền cảm hứng để tạo động lực cho bản thân. Những vật dụng này không chỉ giúp không gian làm việc trở nên sinh động hơn mà còn mang lại sự thoải mái và năng lượng tích cực.
Tuy nhiên, bạn cũng nên hạn chế sử dụng quá nhiều đồ trang trí để tránh làm phiền đồng nghiệp xung quanh đồng thời đảm bảo rằng cách bài trí của sẽ phù hợp với quy định của công ty và không gian chung.
3.8. Đánh giá và cải tiến thường xuyên
Cuối ngày hoặc mỗi tuần, bạn nên dành một chút thời gian để nhìn lại những gì mình đã hoàn thành đồng thời bạn có thể tự hỏi bản thân như
- Bạn đã làm tốt những công việc nào?
- Những khía cạnh nào trong công việc của bạn cần cải thiện là gì?
Việc đánh giá thường xuyên sẽ giúp bạn nhận diện được những điểm yếu trong cách làm việc của mình, từ đó đưa ra những giải pháp sao cho hợp lý. Những cải thiện nhỏ này sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc và phát triển bản thân một cách bền vững.
4. Tìm hiểu những yếu tố ảnh hưởng đến năng suất làm việc
Năng suất làm việc của bạn sẽ bị ảnh hướng bởi nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến năng suất làm việc hàng ngày của bạn, bao gồm:
- Động lực và thái độ làm việc: Nếu động lực là "ngọn lửa" thúc đẩy bạn tiến về phía trước thì thái độ làm việc sẽ là cách bạn đối mặt với thử thách. Nếu bạn không cảm thấy hứng thú hoặc không nhìn thấy ý nghĩa trong công việc, bạn rất dễ bị rơi vào trạng thái trì trệ.
- Văn hóa doanh nghiệp: Trong một tổ chức, văn hóa doanh nghiệp cũng là một trong những tác động ảnh hưởng đến năng suất làm việc của bạn. Một môi trường làm việc sáng tạo và có sự hỗ trợ giữa các thành viên sẽ thúc đẩy hiệu suất của cá nhân và đội nhóm. Ngược lại, sự áp đặt và thiếu tôn trọng… sẽ làm giảm động lực làm việc của bạn.
- Kỹ năng quản lý công việc: Kỹ năng này đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao năng suất làm việc. Khi sở hữu những bộ kỹ năng này, người lao động có thể phân bổ công việc một cách hợp lý, theo dõi tiến độ và đưa ra giải pháp kịp thời để xử lý các vấn đề phát sinh. Điều này không chỉ giúp bạn cải thiện hiệu suất mà còn mang lại kết quả tích cực.
Tăng năng suất làm việc không phải là quá trình thay đổi trong ngày một ngày hai. Hy vọng qua những chia sẻ trên của Langmaster sẽ giúp bạn hiểu rõ về phương pháp này cũng như có thêm những thông tin hữu ích để nâng cao năng suất của cá nhân, đội nhóm trong doanh nghiệp mình.
